Wie BÜFA mit VoiceLine den Vertrieb transformiert
BÜFA zeigt, wie KI den Vertrieb spürbar wandelt: Mit VoiceLine verwandelt das Team jede Kundeninteraktion sofort in strukturierte Daten, steigert die Reporting-Menge um 400 % und spart fast die Hälfte der administrativen Zeit ein. In nur 15 Wochen erreicht VoiceLine eine 100 %-Adoption und legt die Basis für datengetriebene, vorausschauende Vertriebssteuerung.
Über BÜFA
Die BÜFA-Gruppe ist ein traditionsreiches Familienunternehmen in der chemischen Industrie mit Sitz in Oldenburg. Seit 1883 entwickelt und vertreibt das Unternehmen innovative und umweltbewusste Produkte in den Bereichen Chemicals, Cleaning und Composites. BÜFA steht für zukunftsfähige Lösungen, die Wirtschaftlichkeit mit gesellschaftlicher Verantwortung verbinden. Nachhaltigkeit ist dabei nicht nur Anspruch, sondern integraler Bestandteil der Unternehmensstrategie.
Ausgangssituation und Herausforderungen
Wie viele etablierte Marktteilnehmer in der Chemiebranche steht BÜFA vor strukturellen Herausforderungen: Die Märkte sind gesättigt und stark reguliert, Umsätze stagnieren, Fixkosten steigen. Gleichzeitig erfordern regulatorische und ökologische Trends einen Umbau des Geschäftsmodells. Das klassische Kerngeschäft mit chemischen Produkten steht unter Druck, neue Geschäftsfelder müssen aufgebaut werden.
In dieser Phase gilt es, alle verfügbaren Ressourcen im Vertrieb optimal zu nutzen. Es galt, jede Kundeninteraktion schnellstmöglich in die Umsetzung zu bringen, ohne dass sie im Tagesgeschäft untergingen.
Lange Reisezeiten
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Einführung von VoiceLine
Seit Februar 2025 setzt BÜFA in der Distribution Deutschland/Schweiz auf VoiceLine - den KI-Assistenten für Außendienstteams. Die Integration erfolgte nahtlos in das Microsoft Dynamics CRM von BÜFA.
VoiceLine unterstützt den Außendienst Besuchsberichte, Aufgaben oder aber Verkaufschancen von unterwegs per Spracheingabe festzuhalten und das zeitnah und von überall. Das System generiert automatisch strukturierte Daten, erkennt Fachbegriffe, Kontakte, Produkte sowie Marktinformationen und leitet Aufgaben direkt an den Innendienst weiter. Der Innendienst erhält strukturierte Informationen und kann Aufgaben effizient im Tagesgeschäft einplanen.
Genutzte Funktionen bei BÜFA:
Transkription von Fachbegriffen und Eigennamen
Generierung von Besuchsberichte und Aufgaben aus natürlicher Sprache
Sprachassistenz, um wichtige Informationen zu dokumentieren oder weiterzugeben
Erstellung und Übergabe von Opportunitäten per Sprache
ads in wenigen Minuten
Kontakterstellung im CRM per Visitenkartenscan + Sprachkommentar
VoiceLine Analytics zur Vertriebssteuerung und Marktbeobachtung
Ergebnisse nach 15 Wochen Einsatz
92 % der Berichte und Aufgaben werden am selben Tag an das CRM oder an Kolleg:innen übergeben
336 automatisch erkannte Markttrends
100 % Akzeptanzrate bei allen Vertriebskollegen
Jeder dokumentierte Besuch bringt im Schnitt mindestens eine übergebene Aufgabe an den Innendienst mit sich – mit deutlich höherer Qualität und Nachvollziehbarkeit.
Stimmen aus dem Vertrieb
Ausblick
Nach dem erfolgreichen Einsatz in einer zentralen Vertriebseinheit diskutiert BÜFA nun den gruppenweiten Rollout. Parallel wird die VoiceLine KI weiter trainiert, um Cross-Selling-Potenziale über Business Units hinweg zu identifizieren. So können Außendienstmitarbeitende künftig noch gezielter Verkaufschancen melden, die nicht nur ihre eigenen BU, sondern das gesamte Unternehmen betreffen. Dies macht den Austausch zwischen den Gruppen einfach und effizient.
