Effizienz im Außendienst durch Conversational KI
TransPak zeigt, wie Conversational KI den Außendienst messbar skaliert: Mit VoiceLine erstellt das Vertriebsteam über 1.300 Besuchsberichte in weniger als fünf Minuten pro Termin – 89 % schneller als manuelle Dokumentation. 97 % aller Berichte werden noch am Tag des Kundentermins erfasst, Aufgaben werden innerhalb von 30 Minuten an den Innendienst übergeben. Das Ergebnis: höhere Datenqualität, schnellere Prozesse und mehr Zeit für Kunden.
Über TransPak
TransPak ist ein führender Fachgroßhändler für Verpackungslösungen und versorgt seit 1975 erfolgreich Gewerbekunden in Deutschland, Österreich und der Schweiz. Mit über 50 Jahren Erfahrung bietet TransPak ein breites und tiefes Sortiment an Verpackungsmaterialien, Verpackungsmaschinen und Versandlösungen – zuverlässig, effizient und aus einer Hand.
Das Unternehmen mit Hauptsitz in Solms beschäftigt mehr als 400 Mitarbeitende, davon rund 170 im Vertrieb und etwa die Hälfte im Außendienst. TransPak ist mit 18 Standorten, 14 eigenen Lagern, 57.000 Palettenplätzen und einer eigenen Logistikflotte von 50 LKW-Zügen stark dezentral aufgestellt und betreut über 25.000 Kunden. Zur Steuerung des Vertriebs setzt TransPak auf Zoho CRM mit einer komplexen, gebietsorientierten Struktur, die vollständig in VoiceLine abgebildet wurde.
Ausgangssituation – vor VoiceLine
TransPak betreibt einen hochdynamischen Außendienst. Täglich finden mehrere Kundentermine statt – die Zeit, diese systematisch zu dokumentieren, fehlt.
Wichtige Erkenntnisse und Kundendaten gingen regelmäßig verloren, da die Priorität auf Umsatz und Besuchszielen lag. CRM-Daten blieben lückenhaft, was die strategische Vertriebssteuerung erschwerte.
Lange Reisezeiten
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Die Lösung: VoiceLines Conversational Assistant
Mit dem Einsatz von VoiceLine hat TransPak eine sprachgesteuerte KI-Lösung implementiert, die Vertriebsmitarbeitern erlaubt, per App-basierter Sprachsteuerung oder per Anruf direkt nach dem Kundentermin Daten strukturiert zu erfassen – schnell, einfach und direkt ins CRM übertragbar, in wenigen Minuten.
VoiceLine im Einsatz bei TransPak
Besuchsberichte
Der Außendienst dokumentiert Kundenbesuche direkt nach dem Termin per Spracheingabe.
Ergebnis: Innerhalb von fünf Minuten ist ein vollständiger Bericht im Zoho CRM verfügbar. Kollegen im Innendienst können sofort weiterarbeiten – Folgeprozesse starten ohne Verzögerung.
Telefonberichte
Auch wichtige Kundentelefonate werden nun systematisch erfasst – ein Bereich, der zuvor kaum abgedeckt war.
Ergebnis: Seit der Einführung von VoiceLine dokumentiert der durchschnittliche Außendienstmitarbeiter mehrere Telefonate pro Tag im CRM. Dank der schnellen Erfassung sind die Gesprächsinhalte beim nächsten Kundenkontakt direkt wieder verfügbar – für eine bessere Vorbereitung und durchgängige Nachverfolgung.
Aufgaben an den Innendienst
Aus jedem Kundentermin entstehen To-dos – mit VoiceLine werden sie direkt ins CRM eingetragen und den passenden Kolleginnen und Kollegen im Innendienst zugewiesen.
Ergebnis: Schnellere Rückmeldungen, zügigere Angebotserstellung und reibungsloser Materialversand – mit deutlich gesteigerter Kundenzufriedenheit.
Erinnerungen & Kalenderintegration
Der KI-Assistent erstellt auf Zuruf Erinnerungen und Kalendereinträge.
Ergebnis: Persönliche To-dos lassen sich einfach an VoiceLine übergeben – so bleibt der Kopf frei, und nichts geht im hektischen Vertriebsalltag verloren.
Stimmen aus dem Vertrieb
Ergebnisse (Q3 2025)
Besuchsberichte: 1.300+ generiert und in Zoho abgelegt
Effizienzsteigerung: 89 % schneller als manuelles Tippen
Vollständigkeit: Berichte via VoiceLine sind deutlich detaillierter
Aufgabenübergaben: 350+ Aufgaben an Innendienst übertragen, weniger als 30 Minuten nach dem Kundentermin
Ausblick: KI-gestützte Vertriebsstrategie
Ab 2026 wird TransPak auch die VoiceLine Analytics Plattform nutzen. Daten aus dem Feld werden so nicht nur erfasst, sondern systematisch ausgewertet:
Um regionale Trends zu erkennen
Bedarfsmuster zu analysieren
Wettbewerbsinformationen zu nutzen
Vertriebsstrategie datenbasiert zu steuern
Warum VoiceLine für TransPak funktioniert
VoiceLine ist integriert in die bestehende CRM-Struktur (Zoho)
Sprachbasierte Prozesse sparen Zeit und steigern Datenqualität
Direkte Übergabe an Kollegen funktioniert in wenige Minuten – keine Informationsverluste
KI-gestützte Rückfragen sorgen für vollständige, strukturierte Dokumentation
