Effiziente Vertriebs-Dokumentation mit dem KI-Assistenten von VoiceLine
INDEX Werke zeigt, wie KI den technischen Außendienst modernisiert: Mit VoiceLine werden Kundenbesuche per Sprache sofort dokumentiert und automatisch in SAP C4C strukturiert. Der Außendienst erstellt Berichte doppelt so schnell, verbessert die CRM-Datenqualität und reduziert den administrativen Aufwand. In weniger als einem Monat wurde der KI-Assistent nahtlos integriert – als Basis für eine effizientere, datengetriebene Vertriebssteuerung.
Über INDEX Werke GmbH & Co. KG
Die INDEX Werke mit Hauptsitz in Esslingen am Neckar zählen mit ihren Marken INDEX und TRAUB zu den weltweit führenden Herstellern von CNC-Drehmaschinen. Mit sechs Produktionsstandorten, 13 internationalen Vertriebs- und Servicegesellschaften sowie einem breiten Händlernetzwerk ist das Unternehmen an rund 80 Standorten weltweit präsent.
Den Vertrieb mit modernen KI Tools auszustatten ist für INDEX ein wichtiger Bestandteil der Digitalisierungsstrategie. Besonders im Außendienst ist eine präzise und zeitnahe Dokumentation von Kundengesprächen entscheidend – und genau hier setzt VoiceLine an.
Die Herausforderung
Wie viele leistungsstarke Außendienstler verbringen auch die Vertriebsmitarbeiter von INDEX einen Großteil ihrer Arbeitszeit bei Kundenterminen oder auf Reisen. Bisher wurde die Dokumentation dieser Kontakte manuell im SAP C4C v1 CRM-System erfasst – ein zeitintensiver Prozess, der meist erst nachträglich im Büro erledigt oder abgeschlossen werden konnte.
Die Erstellung der oft langen und technisch komplexen Besuchsberichte nahm bis zu 30 Minuten in Anspruch und verursachte erheblichen administrativen Aufwand. Das Ziel war daher klar: mehr Zeit für Kunden, weniger Aufwand durch Dateneingabe.
Lange Reisezeiten
Lange Reisezeiten
Lange Reisezeiten
Lange Reisezeiten
Die Lösung: VoiceLine KI-Assistent integriert in SAP C4C
Nahtlose Integration in Rekordzeit
In weniger als einem Monat wurde der VoiceLine KI-Assistent vollständig in das bestehende
SAP C4C v1 CRM-System von INDEX integriert – ohne Unterbrechung des laufenden
operativen Betriebs.
Sprachbasierte Dokumentation im Außendienst
Seitdem dokumentiert der deutsche Außendienst Kundenbesuche ganz einfach per Sprache –
direkt von unterwegs. Ob via VoiceLine App oder Anruf beim Conversational Assistant:
Besuchsberichte und Notizen sind in kürzester Zeit erstellt und lassen sich später mit wenigen
Nachbearbeitung finalisieren.
Automatisierte Struktur, präzise Ergebnisse
Der entscheidende Vorteil von VoiceLine: Wichtige Informationen aus Kundengesprächen
gehen im hektischen Vertriebsalltag nicht mehr verloren. Direkt nach dem Termin werden
Details einfach per Sprache an den Conversational Assistant übermittelt. Die KI strukturiert
Berichte und Folgeaufgaben automatisch vor, sodass die Gebietsverkaufsleiter sie nur noch
final prüfen müssen. So werden Daten genau dann erfasst, wenn sie noch frisch sind.
Erfolgsfaktor: kontinuierliches Lernen
Ein entscheidender Erfolgsfaktor ist die stetige Optimierung der KI – insbesondere bei
Fachvokabular und Berichtsstruktur. Durch die enge Kooperation zwischen Alexander Fobke
(Teamleiter Digital Marketing bei INDEX) und dem VoiceLine Customer Success Team wird der
Assistent laufend verfeinert. Das Ergebnis ist eine Spracherkennung und Strukturierung, die
herkömmliche Diktierfunktionen qualitativ bereits weit übertrifft.
Messbare Erfolge
Die Einführung von VoiceLine hat den Dokumentationsprozess im Außendienst von INDEX spürbar beschleunigt und qualitativ verbessert:
Ausblick: Skalierung und neue Features
Ausblick: Skalierung und neue Features In enger Kooperation mit dem VoiceLine Customer Success Team treibt INDEX die nächsten Innovationsschritte voran:
Erweiterte CRM-Logik: Künftig können neue Kontakte direkt inklusive Visitenkartenscan via VoiceLine angelegt werden.
Internationaler Rollout: Der KI-Assistent wird über Deutschland hinaus in weiteren Ländern implementiert.
Data-Driven Sales: Der Ausbau von VoiceLine Analytics soll Vertriebsleitern Echtzeit Einblicke in relevante Daten aus dem Feld ermöglichen.
Das Ziel ist klar: Ein intensiverer Austausch zwischen Vertrieb und Führungsebene, um aus validen Daten direkt neue Impulse für die Vertriebsstrategie abzuleiten.
Fazit
KI als Motor für Produktivität: Die Kooperation mit VoiceLine macht die Vertriebsdokumentation bei INDEX smarter. Doch der Erfolg basiert nicht nur auf Technik, sondern auch auf einem erfolgreichen Change Management: „Der erste Schritt ist getan, um KI im Vertrieb zu etablieren. Es ist eine völlig neue Arbeitsweise“, so das Resümee von INDEX.
Auch wenn sich die Akzeptanz im Team aktuell noch in der Breite festigt, nutzen bereits viele Mitarbeiter das System intensiv. Durch diese Anpassungsfähigkeit der KI und die tiefe CRM-Integration wurde ein Prozess geschaffen, der den Außendienst spürbar entlastet. VoiceLine schafft so den nötigen Freiraum für das Kerngeschäft: die persönliche Kundenbetreuung.
