Wie Bohnenkamp mit VoiceLines KI-Assistenten fast einen halben Arbeitstag pro Woche spart
Bohnenkamps 30-köpfiges Außendienstteam verbrachte zu viel Zeit mit Dokumentation — und zu wenig Zeit beim Kunden. Mit VoiceLine hat sich das geändert: fast einen halben Arbeitstag Zeitersparnis pro Mitarbeiter und Woche, und vom ersten Tag an vollständige Transparenz aus dem Feld für das Management.
Über Bohnenkamp
Die Bohnenkamp AG ist seit 75 Jahren einer der führenden Großhändler für Reifen, Räder und Fahrzeugkomponenten im professionellen Einsatz. Mit Hauptsitz in Osnabrück und vier weiteren Vertriebs- und Logistikstandorten in Deutschland verarbeitet das Unternehmen täglich über 60.000 Sendungen auf einer Lagerfläche von rund 200.000 m².
Gerade in wirtschaftlich herausfordernden Zeiten setzt Bohnenkamp auf seine größte Stärke: den direkten Kundenkontakt durch ein starkes Außendienstteam. Denn die persönliche Kundenbindung ist ein entscheidender Wettbewerbsfaktor.
Herausforderung: Außendienst unter Druck
Die herausfordernde Marktlage und die konsequente Fokussierung auf den Kunden machen es bei Bohnenkamp notwendig, den Außendienst gezielt von zusätzlichen Aufgaben wie Reporting und Auftragsannahmen zu entlasten.
Gleichzeitig braucht es einen einfachen und sicheren Weg, um Informationen aus Kundengesprächen und dem Marktgeschehen zuverlässig zu dokumentieren und im Unternehmen verfügbar zu machen.
Im Arbeitsalltag zeigt sich dabei:
Kunden wenden sich häufig direkt an den Außendienst, wodurch viele Aufgaben dort gebündelt werden
Reporting nach Kundenkontakten ist essentiell für die Vertriebssteuerung, war im bisherigen CRM jedoch mit hohem Zeitaufwand verbunden
Die Nachbereitung erfolgte häufig erst abends oder am Ende der Woche, was die Geschwindigkeit in den Prozessen reduziert hat
Wichtige Informationen aus dem Markt konnten nicht immer zeitnah und vollständig erfasst werden
Lange Reisezeiten
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Die Herausforderung bestand darin, den Außendienst spürbar zu entlasten und gleichzeitig eine verlässliche, strukturierte und einfache Dokumentation sicherzustellen, ohne zusätzlichen Aufwand im Alltag.
Lösung: VoiceLine als KI-Assistent für den Außendienst
Bohnenkamp entschied sich für die Einführung von VoiceLine, dem KI Sprachassistenten für den Außendienst. Die Lösung wurde vollständig in das bestehende, on-premise gehostete Microsoft Dynamics CRM integriert – mithilfe einer Schnittstelle von Lobster. Die Integration brachte dem bestehenden System erstmals leistungsstarke KI-Funktionalitäten. Funktionalitäten im Einsatz:
Besuchsberichte aus Sprache
Mit der VoiceLine App oder einem einfachen Anruf bei der VoiceLine KI können Besuchsberichte per Sprache erfasst und automatisch verschriftlicht, strukturiert und ins CRM übergeben werden – innerhalb von Sekunden.
Aufgabenmanagement per Sprache
Aufgaben können mit Sprachbefehlen direkt nach dem Besuch an den KI Assistenten übergeben werden, der sich wiederum darum kümmert die Aufgaben mit vollständigem Kontext und strukturiert an den Innendienst weiterzuleiten, innerhalb weniger Minuten. Keine Anrufe, keine Notizen, keine vergessenen Informationen.
VoiceLine Analytics
Vertriebsleitung und Management erhalten automatisch strukturierte Auswertungen aller Berichte – z. B. zu neuen Absatzchancen, Wettbewerbern, Produktfeedback oder zur Kundenstimmung. Außerdem unterstütz die KI jederzeit bei spezifischen Analysen z.B. zur Kundenakzeptant vom neueingeführten Online Shop.
Fachbegriff-Transkription
Die KI erkennt branchenspezifische Begriffe wie Reifenmarken und -größen zuverlässig und wir außerdem vom VoiceLine Team in Absprache mit der Vertriebsleitung laufend durch neue Begriffe antrainiert und verbessert.
Nach einer zweieinhalbwöchigen Key-User-Phase im Dezember 2024 wurde VoiceLine im Januar 2025 im gesamten deutschen Außendienst ausgerollt. Innerhalb von drei Wochen war das gesamte Team geschult.
Ergebnisse bis Ende Q1 2025:
Hohe Nutzerzufriedenheit: Alle Außendienstmitarbeiter nutzen VoiceLine aktiv – viele bedanken sich persönlich bei der Außendienstleitung für die spürbare Entlastung.
Starke Zeiteinsparung: Jeder Außendienstmitarbeiter spart im Schnitt fast einen halben Arbeitstag pro Woche durch VoiceLine
Management begeistert: Die Vertriebsleitung verfügt erstmals über vollständige, strukturierte Einblicke aus dem Feld – mit gleichzeitig deutlich reduziertem Aufwand im Reporting der Vertriebsaußendienstkollegen.
Skalierung geplant: Nach Deutschland folgt in Q2 2025 der Rollout in Österreich. Weitere europäische Märkte sind in Planung.
Zahlen, die überzeugen (Q1 2025):
Ca. 1300 Besuchsberichte mit VoiceLine erstellt
Ca. 175 Aufgaben mit VoiceLiner erstellt & verteilt
88% Berichte & Aufgaben am selben Tag übergeben
94% Berichte & Aufgabe die in <30 Minuten nach Erfassung übergeben werden
Durchschn. 85 KI-gestütze Aktionen pro Außendienstmitarbeiter
Stimmen aus dem Vertrieb
Fazit: Digitalisierung, die Wirkung zeigt
VoiceLine ermöglicht Bohnenkamp eine moderne, sprachgesteuerte Vertriebsarbeit, die den Außendienst entlastet, interne Abläufe optimiert und dem Management völlig neue Einblicke liefert. Die Lösung ist ein Paradebeispiel dafür, wie KI-basierte Tools in kurzer Zeit einen realen wirtschaftlichen Mehrwert schaffen können – ohne große Systemumbrüche, dafür mit hoher Nutzerakzeptanz.
