Außendienst in einer digitalen Welt
Die sich verändernde Landschaft des Außendienstes
Der Vertrieb erlebt einen rasanten digitalen Umbruch, der Effizienz und Intelligenz neu definiert. Während virtuelle Meetings, Customer Relationship Management (CRM)-Systeme, virtuelle Deal Rooms und Sales Intelligence-Plattformen den Vertrieb dramatisch verändern, hat sich der Puls vieler Unternehmen - der Außendienst - seit Jahrzehnten kaum verändert.
Die Herausforderungen des Außendienstes
Unternehmen, die physische Güter oder hochkomplexe Dienstleistungen wie Maschinen, Werkzeuge, Konstruktionen oder andere Lieferungen anbieten, sind nach wie vor auf Live-Präsentationen ihrer Produkte angewiesen und müssen die Bedürfnisse ihrer Kunden vor Ort erfassen. Vertriebsmitarbeiter in diesem Umfeld müssen ihr Büro verlassen und im Außendienst arbeiten. Dies bringt eigene betriebliche Herausforderungen mit sich:
Lange Reisezeiten
Sie sind einen großen Teil der Woche unterwegs, verbringen Stunden im Auto oder auf dem Weg zum Kunden. Zeit, die für produktive Arbeit fehlt.
Kundengespräche vor Ort
Kundengespräche finden vor Ort statt, nicht selten in der Produktionshalle oder in der Kaffeeküche. Es ist praktisch unmöglich, diese Interaktionen zu dokumentieren, ohne entweder den Gesprächsfaden zu verlieren oder die Intimität des Treffens zu stören.
Arbeiten auf mobilen Geräten
Sie sind auf mobile Geräte angewiesen, um mit ihrer Systemlandschaft interagieren zu können. Allerdings ist nur ein Bruchteil der modernen Tools für eine freihändige Interaktion ausgelegt, so dass Verkäufer sich gezwungen sehen, administrative Aufgaben in ihrer Freizeit am Abend zu erledigen.
Das Dilemma des Außendienstes
Unternehmen, die diese Herausforderungen ignorieren, riskieren einen enormen Wettbewerbsnachteil. Aus Gesprächen mit Hunderten von Außendienstteams in unterschiedlichen Branchen, Regionen und Unternehmensgrößen konnten wir eine Triade übergeordneter Probleme identifizieren, mit denen sich jedes Außendienstteam konfrontiert sieht:
Ineffizienz im operativen Geschäft
In den Außendienst zu investieren bedeutet, in persönliche und langfristige Kundenbeziehungen zu investieren. Im Durchschnitt verbringen Außendienstmitarbeiter jedoch nur 28 % ihrer Zeit mit dem aktiven Verkauf. Das liegt vor allem daran, dass sie tagsüber nicht auf ihre digitale Systemlandschaft zugreifen können. Vor allem bei hohen Dokumentationsanforderungen durch das Management ist die Erledigung administrativer Aufgaben mühsam und zeitaufwendig. Das Ergebnis: weniger Verkaufszeit, weniger individueller Kundenservice und schlechte Datenqualität.
Verpasste Umsatzchancen
Gleichzeitig sind die Mitarbeiter im Außendienst die direkten Sensoren für den Markt und die beste Ressource, um Informationen für strategische Entscheidungen zu liefern. Dennoch fällt es Vertriebsmanagern schwer, datengetriebene Vertriebsentscheidungen zu treffen, da die Außendienstaktivitäten nach wie vor intransparent bleiben. Kundeninteraktionen werden, wenn überhaupt, nur unzureichend dokumentiert, und es fehlt an Ressourcen, um sie in großem Maßstab auszuwerten. Infolgedessen werden Wettbewerbsbewegungen und Markttrends verpasst, Verkaufsinitiativen verzögert und aufkommende Chancen zu spät erkannt.
Verzögerung nachgelagerter Prozesse
Abgeschnitten vom Rest des Unternehmens neigen Außendienstmitarbeiter dazu, ihre administrativen Aufgaben auf das Ende des Tages - oder noch schlimmer - der Woche zu schieben. Diese verspätete Informationsübermittlung verzögert notwendige Folgeprozesse, um einen Abschluss zu erwirken. Die Qualität der Dokumentation wird durch das Vergessen wichtiger Details weiter in Mitleidenschaft gezogen. Die Folge sind mehr Zyklen zwischen Innen- und Außendienst und der Verlust wertvoller Zeit für die Kernaufgaben, wie z. B. die Erstellung von Angeboten oder die Annahme von Kundenanrufen. Die Verkaufszyklen verlängern sich und die Kundenbeziehungen leiden.
In Summe sehen Vertriebsorganisationen einem Dilemma ausgesetzt: Fordern Sie auf Kosten des Außendienstes mehr strukturierte Daten ein, oder optimieren Sie aktive Vertriebszeit und nehme Intransparenz ins Feld in Kauf? Zur Lösung dieses Problems bedarf es eines Werkzeugs, das sich nahtlos in den Tagesablauf des Außendienstes integriert, und dennoch strukturierte Daten für eine zentralisierte Auswertung liefert.
Die Kombination von Sprache und K.I.
VoiceLine kombiniert modernste Sprachtechnologie mit künstlicher Intelligenz, um umfangreiche Daten im Außendienst nahtlos zu erfassen und wichtige Erkenntnisse für das Vertriebsmanagement automatisch zu extrahieren und zu verdichten.
Mit nur einem Knopfdruck auf ihrem Mobiltelefon können Verkäuferinnen und Verkäufer Interaktionen per Sprache aufzeichnen und mithilfe von KI in Sekundenschnelle in Folgeprozesse im CRM umwandeln. Alle aufgezeichneten Informationen werden in einem Datalake gespeichert und von der KI in regelmäßigen Marktanalysen ausgewertet, um Chancen und Risiken für die Vertriebssteuerung aufzuzeigen.
Plug & Play. Sicher.
VoiceLine funktioniert Plug-and-Play mit allen gängigen CRM-Systemen, ganz ohne IT-Projekt.
VoiceLine erfüllt höchste Compliance- und Sicherheitsstandards: SOC2, Serverstandort Frankfurt, Microsoft Azure Cloud, ISO 27001.
Resultate ab Tag Eins
VoiceLine amortisiert sich in der Regel in weniger als einer Woche. Mit nur 10 Besuchen pro Woche gewinnt jeder Vertriebsmitarbeiter bis zu 5 Stunden an zusätzlicher Verkaufszeit und kann bis zu 80 % schneller dokumentieren.
Die KI zeigt Chancen und Risiken vom ersten Tag an auf. Es reicht bereits eine Handvoll Kundeninteraktionen, damit das Vertriebsmanagement auf neue Verkaufschancen, Markttrends und Wettbewerbsbewegungen identifizieren und auf diese reagieren kann.
